Een perpetual license audit voer je uit door eerst een volledig overzicht te maken van alle software die in gebruik is, te controleren welke licenties je bezit en hoeveel installaties er actief zijn, en dit te vergelijken met je contractuele rechten. Dit geldt voor elke organisatie die software gebruikt met een eenmalige aankooplicentie. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe je zo’n audit aanpakt, van de voorbereiding tot de tools die je daarna helpen.
Welke gegevens heb je nodig om een licentie-audit te starten?
Om een licentie-audit te starten heb je minimaal drie soorten gegevens nodig: een overzicht van alle aangekochte licenties (inclusief aankoopbewijzen en licentiecertificaten), een inventarisatie van alle actieve installaties per apparaat, en een lijst van gebruikers die toegang hebben tot de betreffende software. Zonder deze drie basisgegevens kun je geen betrouwbare vergelijking maken.
Begin met het verzamelen van alle aankoopfacturen, licentiecodes en productsleutels. Veel organisaties bewaren deze informatie versnipperd: in e-mails, op gedeelde schijven of bij individuele medewerkers. Breng alles samen op één centrale plek voordat je verder gaat. Denk ook aan softwarelicenties die zijn meegeleverd met hardware, want die worden regelmatig over het hoofd gezien.
Naast de documentatie heb je ook technische gegevens nodig: welke versies zijn geïnstalleerd, op hoeveel machines, en worden ze actief gebruikt? Een licentie die is aangeschaft maar niet wordt gebruikt telt juridisch nog steeds mee, maar een installatie zonder geldige licentie vormt een serieus risico.
Hoe breng je alle perpetual licenties in kaart binnen je organisatie?
Je brengt alle perpetual licenties in kaart door een gecombineerde aanpak van handmatige inventarisatie en geautomatiseerde softwarescanning. Gebruik een software asset management tool om alle geïnstalleerde programma’s per apparaat te detecteren, en vergelijk die uitkomst vervolgens met je licentiedocumentatie. Zo ontstaat een betrouwbaar totaalbeeld.
Start met een scan van alle apparaten binnen je netwerk: desktops, laptops, servers en eventuele virtuele machines. Zorg dat ook thuiswerkplekken en mobiele apparaten worden meegenomen, want ook daar kan gelicentieerde software actief zijn. Noteer per installatie de softwarenaam, versie en het apparaat waarop het draait.
Koppel vervolgens elke installatie aan een licentie. Sommige perpetual licenties zijn gebonden aan een specifiek apparaat of gebruiker, andere zijn organisatiebrede licenties. Dit onderscheid is cruciaal: een licentie die geldig is voor één werkstation dekt een tweede installatie op een andere machine niet automatisch.
Wat is het verschil tussen een perpetual licentie en een abonnementslicentie?
Een perpetual licentie is een eenmalige aankoop die je het recht geeft om een specifieke versie van software permanent te gebruiken. Een abonnementslicentie geeft je toegang tot software zolang je betaalt, inclusief updates en nieuwe versies. Het belangrijkste verschil is eigendom versus toegang: bij een perpetual licentie blijf je de versie bezitten, bij een abonnement verlies je toegang zodra het abonnement stopt.
Perpetual licenties zijn aantrekkelijk voor organisaties die hun IT-kosten stabiel willen houden en niet afhankelijk willen zijn van terugkerende abonnementskosten. Ze zijn echter ook minder flexibel: je hebt geen automatisch recht op nieuwe versies, tenzij je een apart onderhoudscontract hebt afgesloten.
Bij een abonnementslicentie betaal je maandelijks of jaarlijks, maar je hebt altijd toegang tot de nieuwste versie en ontvangt doorgaans ook technische ondersteuning. Voor organisaties die snel willen schalen of regelmatig van functionaliteit wisselen, kan dit voordelig zijn. Voor stabiele omgevingen met beperkt budget is een perpetual licentie vaak de betere keuze.
Hoe controleer je of je perpetual licenties nog compliant zijn?
Je controleert de compliance van perpetual licenties door het aantal actieve installaties te vergelijken met het aantal licenties dat je rechtmatig bezit. Als het aantal installaties hoger is dan het aantal licenties, ben je niet-compliant. Controleer ook of je de juiste versie gebruikt en of eventuele gebruiksrechten (per apparaat, per gebruiker of per organisatie) worden nageleefd.
Let bij de controle ook op de licentievoorwaarden rondom virtualisatie. Veel perpetual licenties staan niet automatisch toe dat software wordt uitgevoerd in een virtuele omgeving. Dit is een veelgemaakte fout die bij een externe audit direct opvalt.
Controleer daarnaast of je software gebruikt waarvoor de fabrikant de end-of-life datum heeft bereikt. Technisch gezien mag je deze software blijven gebruiken op basis van je perpetual licentie, maar je ontvangt geen beveiligingsupdates meer. Dit heeft geen directe invloed op compliance, maar wel op je beveiliging en eventuele NIS2-verplichtingen.
Wat zijn de risico’s van niet-geauditeerde perpetual licenties?
Niet-geauditeerde perpetual licenties brengen drie concrete risico’s met zich mee: financiële boetes bij een externe audit door de softwareleverancier, beveiligingsrisico’s door verouderde of niet-ondersteunde software, en operationele risico’s doordat niemand weet welke software daadwerkelijk actief is. Softwareleveranciers hebben het recht om een audit te eisen, en de uitkomst kan leiden tot aanzienlijke naheffingen.
Buiten de financiële risico’s is er ook een organisatorisch probleem: zonder inzicht in je licenties kun je geen weloverwogen beslissingen nemen over verlenging, vervanging of uitbreiding. Je betaalt mogelijk voor licenties die niemand meer gebruikt, of je mist licenties op plekken waar ze hard nodig zijn.
Voor MKB-organisaties is dit risico extra relevant. Als enige IT-verantwoordelijke heb je beperkte tijd, maar een softwareleverancier die een audit aanvraagt houdt geen rekening met je agenda. Een proactieve aanpak is altijd goedkoper dan een reactieve.
Hoe vaak moet je een perpetual licentie-audit uitvoeren?
Een perpetual licentie-audit voer je minimaal één keer per jaar uit. Daarnaast is het verstandig om een tussentijdse controle te doen bij grote wijzigingen, zoals een fusie, een grote hardwarevervanging, of een significante groei van het personeelsbestand. Jaarlijkse audits zijn in 2026 de standaard voor organisaties die compliant willen blijven.
Sommige softwareleveranciers voeren zelf periodieke audits uit bij hun klanten. Door zelf jaarlijks te auditen, ben je altijd voorbereid en voorkom je verrassingen. Een interne audit hoeft niet weken te duren: met de juiste tools en een goede basisadministratie is een volledige controle in een paar dagen te doen.
Plan de audit bij voorkeur aan het begin van het jaar of voor de start van een nieuw budgetjaar. Zo kun je de uitkomsten direct meenemen in je IT-begroting en beslissingen nemen over het verlengen of afstoten van licenties.
Welke tools helpen bij het beheren van perpetual licenties na de audit?
Na de audit helpen software asset management tools (SAM-tools) je om het overzicht te bewaken. Bekende opties zijn tools zoals Flexera, Snow Software of Lansweeper. Deze platforms scannen automatisch je netwerk, registreren installaties en koppelen die aan licentiedata. Zo houd je continu inzicht zonder handmatig werk.
Voor kleinere organisaties kan een goed bijgehouden spreadsheet in combinatie met een eenvoudige inventarisatietool al voldoende zijn. Het gaat erom dat je een systeem hebt dat je consequent bijhoudt: elke nieuwe aankoop wordt direct geregistreerd, elke verwijdering ook.
Naast tooling is een duidelijk intern proces minstens zo belangrijk. Stel vast wie verantwoordelijk is voor het bijhouden van licenties, hoe nieuwe aankopen worden gedocumenteerd en hoe je omgaat met apparaten die de organisatie verlaten. Zonder proces veroudert zelfs de beste tool snel.
Hoe REAL helpt met perpetual licentiebeheer
Wij begrijpen dat het beheren van perpetual licenties voor IT-managers bij MKB-bedrijven een tijdrovende en complexe taak is, zeker als je de enige IT-specialist bent met een vol takenpakket. REAL ondersteunt organisaties bij het in kaart brengen en beheren van hun volledige IT-omgeving, inclusief software en hardware van vrijwel alle merken. Onze aanpak richt zich op:
- Inzicht in je IT-assets: Wij helpen je een volledig overzicht te maken van je software en hardware, zodat je altijd weet wat je bezit en wat je gebruikt.
- Multi-Vendor Support: Via onze IT-diensten ondersteunen we hardware en software van vrijwel alle leveranciers, zonder dat je vastzit aan dure OEM-contracten.
- Flexibele SLA’s: We passen onze ondersteuning aan op jouw situatie, zodat je continuïteit gewaarborgd blijft zonder onnodige kosten.
- Kostenreductie: Door bestaande IT-assets langer te benutten en slimme licentiekeuzes te maken, kunnen organisaties aanzienlijk besparen op hun IT-budget.
- Transparantie: Geen verborgen kosten, geen verrassingen. Wij werken met volledige openheid over wat je nodig hebt en wat het kost.
Wil je meer weten over hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij IT-beheer en licentieoptimalisatie? Download onze brochure voor een volledig overzicht van onze dienstverlening, of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
