Dagenlang stilliggen is geen IT-probleem

Het kan er in de praktijk op neer komen dat productieomgevingen dagenlang stilliggen. Niet uren. Dagen. En dat is geen IT-probleem meer. Dat is een bedrijfsprobleem.

De directe gevolgen zijn omzet die wegvalt. Processen die niet kunnen draaien. Klanten die niet bediend worden. Orders die niet verwerkt worden. Voor productieomgevingen die kritisch zijn voor de business, betekent elk uur uitval een direct verlies. Bij dagen uitval lopen die verliezen op tot bedragen die meerdere jaren onderhoud overtreffen.

Daarnaast komt reputatieschade. Een organisatie die niet kan leveren omdat het IT-systeem plat ligt, krijgt vragen die niet eenvoudig te beantwoorden zijn. Klanten en partners die afhankelijk zijn van leveringsbetrouwbaarheid, onthouden dit soort momenten.

Waarom onderhoud vaak als kostenpost wordt gezien

De redenering om onderhoud te zien als kostenpost is tweeledig. Aan de ene kant zijn er de feitelijke kosten van het contract zelf. Een vast bedrag dat zichtbaar is op de balans, ook als er een paar jaar niets misgaat. Het is dan verleidelijk om te denken dat dat bedrag wegbespaard kan worden.

Aan de andere kant is er de situatie tijdens migraties. Vaak is er elders al andere infrastructuur opgetuigd waar ook al onderhoudscontracten op lopen. Parallel daaraan moet er ook nog op de oude omgeving onderhoud blijven lopen. Dat zijn extra kosten waar eigenlijk geen rekening mee is gehouden in het migratieplan.

Dat dubbele kostenplaatje voelt overdreven. Tot je beseft dat de oude omgeving nog steeds in productie draait en dat een uitval daar precies dezelfde impact heeft als wanneer er geen migratie zou plaatsvinden.

De rekensom die zelden gemaakt wordt

De kostenafweging die in veel organisaties zelden expliciet gemaakt wordt: hoeveel kost een dag uitval voor deze specifieke productieomgeving? En hoe verhoudt dat zich tot een onderhoudscontract per jaar?

Voor de meeste bedrijfskritische omgevingen is het antwoord ongemakkelijk eenvoudig. Eén dag uitval kost meestal meer dan een jaar onderhoud. Bij meerdere dagen uitval loopt dat op tot bedragen die ver boven het preventieve onderhoud uitkomen. Dat is geen theoretische berekening, dat is wat in de praktijk gebeurt zodra een component zonder contract uitvalt.

De vergelijking valt nog scherper uit als je het onderhoudstarief vergelijkt met zelf-doen. Het tarief van een professionele onderhoudspartij is in de regel gereduceerd ten opzichte van wat een uitval feitelijk kost. Kijk gewoon wat het kost ten opzichte van het zelf doen, of nog scherper: wat het kost in vergelijking met dagenlang niet kunnen leveren.

Waarom een goed onderhoudscontract de risico’s wegneemt

Een onderhoudscontract bij een professionele partij is geen verzekering tegen iets dat misschien gebeurt. Het is een operationele garantie dat als er iets misgaat, er binnen een afgesproken SLA een werkende oplossing op locatie is. Twee tot vier uur, afhankelijk van het land. Dat is het verschil tussen een ongelukkige dag en een ramp.

Wat dat concreet betekent:

• Onderdelen die getest en gevalideerd zijn voordat ze verzonden worden
• Juiste firmware die aansluit bij de huidige omgeving
• Lokale voorraad zodat de SLA in de praktijk haalbaar is
• Geen zoektocht in voorraadkasten of wachten op vluchten uit het buitenland

Het verschil tussen een productieomgeving die binnen uren weer draait en een omgeving die dagenlang plat ligt, zit in deze operationele basis.

De vraag die op CFO-niveau gesteld moet worden

Voor IT-managers is het soms lastig om de waarde van onderhoud intern te verkopen. Een vast bedrag op de begroting, terwijl er jarenlang niets misgaat, voelt als kostenoptimalisatie als je het wegbezuinigt. Dat verandert pas op het moment dat het misgaat. En dan is het te laat om te besparen.

De vraag die in elke financiële review gesteld zou moeten worden is niet wat onderhoud kost, maar wat het kost als de productieomgeving een week stil ligt. Als dat bedrag groter is dan de jaarlijkse onderhoudskosten, en bij bedrijfskritische infrastructuur is dat vrijwel altijd het geval, dan is de afweging niet meer een kostenkwestie. Dan is het risicomanagement.

Continuïteitsgarantie in plaats van kostenpost

De manier waarop onderhoud op de balans staat, bepaalt vaak hoe er over wordt gedacht. Als kostenpost wordt elke euro betwist. Als continuïteitsgarantie wordt het deel van de risicoberekening voor de hele bedrijfsvoering.

Dat tweede perspectief sluit beter aan bij wat onderhoud feitelijk is. Niet een uitgave die teruggebracht moet worden, maar een investering die voorkomt dat een uitval het bedrijf dagenlang plat legt. Niet omdat dat altijd gebeurt, maar omdat als het gebeurt, de kosten vele malen hoger zijn dan het hele preventieve traject ooit was.

RLS biedt onderhoudscontracten voor IT-infrastructuur met SLA’s die in de praktijk worden gehaald, ondersteund door eenenveertig stocklocaties verspreid over Europa. Voor bedrijven die uitval willen voorkomen voordat het kosten oplevert.