Waarom centralisatie van voorraad een probleem is

De kern van het probleem zit in waar de onderdelen liggen. Een vendor met een centraal magazijn ergens in Europa heeft op papier toegang tot alle parts die nodig zijn. Maar logistiek werkt het anders. Een onderdeel van een centraal magazijn naar een klant in Italië, Spanje of Polen brengen kost tijd. Vluchten, douane, koeriers. In een storingssituatie is elk uur er een te veel.

Andere vendoren beloven hoge SLA’s voor nieuwe apparatuur. Maar als de parts vanuit het buitenland moeten komen, en het partner kan ze niet leveren, dan komt de oplossing van elders. En dan zit je vast aan logistieke vertraging die niemand vooraf had ingecalculeerd.

De oplossing: parts dichtbij de klant

Een SLA halen is geen kwestie van wat in het contract staat. Het is een kwestie van waar de voorraad ligt. Hoe dichter de parts bij de klant, hoe realistischer de afgesproken servicetijd.

RLS heeft eenenveertig stocklocaties verspreid over Europa, met grote concentraties in onder andere Spanje en Italië. Op het moment dat er een call wordt geplaatst, wordt vanuit de meest logistiek handige locatie het onderdeel naar de klant gestuurd. Dat is geen mooie gedachte op papier, dat is een operationele realiteit die elke dag in de praktijk wordt gebracht.

Het komt voor dat een onderdeel op locatie niet werkt en er geschakeld moet worden vanuit een andere locatie. Dan stapt iemand uit Alphen aan den Rijn met een onderdeel in het vliegtuig om het op de bestemming te krijgen. Wat we zeggen, doen we ook. Er kan wel eens wat misgaan, maar dan moet je er ook staan.

Wanneer concurrenten naar RLS bellen

Een teken dat de logistieke aanpak werkt: andere vendoren bellen RLS soms zelf. Voor nieuwe apparatuur, niet alleen voor legacy. Op het moment dat hun eigen partner de parts niet kan leveren binnen de afgesproken SLA, wordt gevraagd of RLS vanuit een van de eenenveertig locaties iets kan beschikbaar stellen.

Dat zegt iets over hoe SLA’s in de praktijk werken. Niet de belofte op papier bepaalt of een klant op tijd geholpen wordt, maar de operationele infrastructuur erachter.

Wat klanten in de praktijk merken

In gesprekken richting nieuwe contracten komt steeds dezelfde feedback terug. Andere vendoren hebben steken laten vallen. SLA’s die niet gehaald werden, parts die te laat kwamen, beloftes die in de realiteit niet werden waargemaakt. De meeste klanten zijn dan blij verrast te horen dat er een netwerk van veertig locaties beschikbaar is. Vanuit die locaties kan de klant zo goed mogelijk geholpen worden, ook in situaties waarin de logistiek krap is.

Daarnaast is er nu een tweede factor: schaarste op bepaalde componenten neemt toe. Geheugen, specifieke onderdelen. Prijzen stijgen, levertijden lopen op. Mensen moeten langer met hun bestaande infrastructuur door dan ze hadden gepland. Dat maakt de operationele kant van een SLA nog belangrijker. Een onderhoudspartij die parts lokaal heeft liggen, ook van nieuwere apparatuur, kan in deze markt sneller schakelen dan partijen die afhankelijk zijn van een centraal magazijn.

De vraag die boven het contract staat

Een SLA in een contract is een afspraak. Of die afspraak in de praktijk gehaald wordt, hangt af van de logistiek erachter. Voordat je tekent, is het de moeite waard om door te vragen. Niet alleen wat de SLA is, maar hoe die haalbaar wordt. Vanuit welke locatie? Welke voorraad? Welke partner doet de levering?

Een belofte zonder operationele basis is geen garantie. Het is een risico dat pas zichtbaar wordt op het moment dat het misgaat. En op dat moment is het te laat.

RLS biedt onderhoudscontracten met SLA’s die in de praktijk worden gehaald, ondersteund door eenenveertig stocklocaties verspreid over Europa. Voor IT-omgevingen waar uptime niet onderhandelbaar is.