Een perpetual license geeft je het recht om software voor onbepaalde tijd te gebruiken na een eenmalige aankoop, terwijl een named user license gekoppeld is aan een specifieke gebruiker en doorgaans via een abonnement wordt afgerekend. Het grootste verschil zit in eigenaarschap: bij een perpetual license bezit je de software, bij een named user license huur je eigenlijk toegang. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over beide licentietypen, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.
Welk licentietype past bij jouw organisatie?
Welk licentietype het beste past, hangt af van hoe stabiel je gebruikersbestand is, hoe lang je dezelfde softwareversie wilt gebruiken en wat je budget toelaat. Een perpetual license past goed bij organisaties met een vaste groep gebruikers die geen behoefte hebben aan continue updates. Een named user license is flexibeler en geschikter als je team regelmatig wisselt of als je toegang op meerdere apparaten nodig hebt.
Stel jezelf de volgende vragen voordat je een keuze maakt:
- Heb je een vast aantal medewerkers dat dezelfde software gebruikt?
- Wil je controle over welke versie je draait, ook na een paar jaar?
- Heb je een voorspelbaar, jaarlijks IT-budget of werk je liever met vaste eenmalige kosten?
- Zijn jouw gebruikers altijd online, of werken sommigen ook offline?
Voor veel MKB-organisaties biedt een perpetual license financieel voordeel op de lange termijn, zeker als de software stabiel is en niet elk jaar grote nieuwe functionaliteit vereist. Named user licenses zijn aantrekkelijker als schaalbaarheid en altijd de laatste versie prioriteit hebben.
Wat zijn de werkelijke kosten van een perpetual license?
De werkelijke kosten van een perpetual license bestaan uit de aanschafprijs plus optionele jaarlijkse onderhoudskosten, ook wel Software Maintenance of Support and Maintenance (S&M) genoemd. Die onderhoudskosten bedragen doorgaans een percentage van de aanschafprijs per jaar en geven recht op updates en ondersteuning. Zonder onderhoudscontract gebruik je de software wel, maar ontvang je geen beveiligingsupdates of bugfixes.
Het is een veelgemaakte misvatting dat een perpetual license na de eenmalige aankoop gratis is. In de praktijk kom je de volgende kostenposten tegen:
- Aanschafprijs: de eenmalige licentiekost, vaak aanzienlijk maar eenmalig
- Jaarlijks onderhoudscontract: optioneel, maar nodig voor updates en support
- Implementatiekosten: installatie, configuratie en eventuele migratie
- Interne beheerkosten: tijd van je IT-medewerker voor updates en beheer
Als je het onderhoudscontract opzegt, kun je de software blijven gebruiken, maar raak je de aanspraak op nieuwe versies kwijt. Dit is een bewuste keuze die organisaties soms maken om kosten te besparen, maar houd dan wel rekening met beveiligingsrisico’s.
Hoe werkt een named user license in de praktijk?
Een named user license koppelt het gebruiksrecht aan één specifieke, benoemde persoon. Die gebruiker mag de software installeren op meerdere apparaten, maar mag de licentie niet overdragen aan een collega. Zodra een medewerker de organisatie verlaat, kan de licentie doorgaans worden overgezet naar een nieuwe gebruiker, afhankelijk van de voorwaarden van de leverancier.
In de praktijk betekent dit dat je per medewerker die de software nodig heeft een aparte licentie aanschaft of huurt. Dit maakt het eenvoudig om te schalen: groeit je team, dan voeg je licenties toe. Krimpt het team, dan kun je bij abonnementsmodellen licenties opzeggen. Let wel op minimumtermijnen en opzegtermijnen in het contract, want die kunnen de flexibiliteit beperken.
Named user licenses worden steeds vaker aangeboden als SaaS-abonnement, waarbij de software in de cloud draait. Dit verlaagt de drempel voor kleine teams, maar maakt je tegelijkertijd afhankelijk van de internetverbinding en de continuïteit van de leverancier.
Mag je een perpetual license doorverkopen of overdragen?
Ja, in veel gevallen mag je een rechtmatig gekochte perpetual license doorverkopen of overdragen, maar dit is sterk afhankelijk van de licentievoorwaarden van de softwareleverancier en de geldende wetgeving. In Europa biedt het zogenoemde “uitputtingsbeginsel” (gebaseerd op Europese jurisprudentie) kopers in veel gevallen het recht om tweedehands software door te verkopen, ook als de leverancier dit probeert te verbieden.
Toch zijn er belangrijke aandachtspunten:
- De oorspronkelijke koper mag de software na overdracht zelf niet meer gebruiken
- Sommige licenties zijn uitdrukkelijk niet-overdraagbaar (lees de EULA zorgvuldig)
- Volume- of bundlelicenties hebben vaak andere regels dan enkelvoudige licenties
- Onderhoudscontracten zijn niet altijd mee-overdraagbaar
De markt voor tweedehands softwarelicenties is dan ook een volwassen segment geworden, met gespecialiseerde partijen die de juridische en technische overdracht begeleiden. Dit maakt een perpetual license ook interessant vanuit een restwaardeperspectief: je kunt de licentie later nog te gelde maken.
Wat gebeurt er als je softwarelicentie end-of-life gaat?
Als een softwarelicentie end-of-life (EOL) gaat, stopt de leverancier met het uitbrengen van beveiligingsupdates, patches en officiële ondersteuning. Bij een perpetual license blijft de software zelf gewoon werken, maar zonder updates groeit het beveiligingsrisico. Bij een abonnementslicentie kan de leverancier de toegang na EOL volledig blokkeren.
EOL-software is een van de meest onderschatte risico’s voor MKB-organisaties. Je kunt de software technisch gezien blijven gebruiken, maar je bent kwetsbaar voor bekende beveiligingslekken die niet meer worden gedicht. Dit kan problemen geven bij audits en compliance-trajecten rondom regelgeving zoals NIS2.
Je hebt bij EOL-software drie opties:
- Migreren naar een nieuwe versie of alternatief: de meest toekomstbestendige keuze, maar ook de duurste op korte termijn
- Extended support inkopen: sommige leveranciers bieden betaalde verlengde ondersteuning aan na officieel EOL
- Third-party support inschakelen: gespecialiseerde partijen bieden onderhoud en beveiligingspatches voor EOL-software, vaak tegen lagere kosten dan de originele leverancier
Hoe bespaar je op softwarelicentiekosten zonder in te leveren op compliance?
Je bespaart op softwarelicentiekosten door licenties actief te beheren, ongebruikte licenties te identificeren en te overwegen of refurbished of tweedehands licenties een alternatief zijn. Compliance hoeft hier niet onder te lijden, zolang je de herkomst van licenties goed documenteert en werkt met betrouwbare leveranciers.
Concrete stappen die je kunt zetten:
- Voer een licentie-audit uit: breng in kaart welke software je gebruikt, hoeveel licenties je hebt en hoeveel er daadwerkelijk actief worden gebruikt
- Overweeg tweedehands perpetual licenses: legaal overgedragen licenties zijn vaak aanzienlijk goedkoper dan nieuwe, zeker voor stabiele softwarepakketten
- Onderhandel over onderhoudscontracten: je bent niet verplicht het onderhoudscontract van de oorspronkelijke leverancier af te nemen
- Kijk naar third-party support: voor EOL of bijna-EOL software kan een onafhankelijke supportpartij de continuïteit borgen tegen lagere kosten
- Stem licenties af op werkelijk gebruik: betaal niet voor meer gebruikers of capaciteit dan je nodig hebt
Onze IT-diensten en oplossingen zijn specifiek gericht op het helpen van organisaties die meer grip willen op hun softwarelicenties en IT-kosten, zonder dat compliance of betrouwbaarheid in het gedrang komt.
Hoe REAL helpt met softwarelicenties en IT-lifecycle management
REAL ondersteunt organisaties die grip willen houden op hun softwarelicenties, IT-kosten willen verlagen en niet langer afhankelijk willen zijn van dure OEM-contracten. Met meer dan 30 jaar ervaring in IT Lifecycle Management bieden wij concrete oplossingen:
- Advies over licentietypen: we helpen je bepalen of een perpetual license of abonnementsmodel beter past bij jouw situatie en budget
- Refurbished softwarelicenties: gespecialiseerd in IBM- en VMware-licenties, legaal overgedragen en volledig gedocumenteerd
- Multi-Vendor Support: onderhoud voor hardware en software van vrijwel alle merken, inclusief EOL-omgevingen, met flexibele SLA’s
- Transparante kosten: geen verborgen kosten, volledige helderheid over wat je betaalt en waarom
- Europese dekking: spare parts en support vanuit 34 locaties in Europa voor maximale uptime
Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen besparen op licentie- en onderhoudskosten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek, of download onze brochure voor meer informatie over onze aanpak.
